Kryteria oceny dostawców logistycznych: koszty, niezawodność, dane

Dlaczego sama cena nie wystarcza w ocenie dostawcy logistycznego

Efektywność łańcucha dostaw zależy w dużej mierze od zakupów. Decyzje zakupowe przekładają się na koszty materiałowe i zyski, a także na możliwość stosowania JiT (just-in-time) i outsourcingu. Przy wyborze dostawcy logistycznego trzeba więc uwzględnić wpływ transportu, magazynowania i obsługi przesyłek na koszty oraz sposób działania firmy, a nie tylko cenę usługi (logistyka.net.pl).

Dawniej firmy stosowały standardowe reguły wyboru dostawców, a brak dokładnej oceny prowadził do błędów decyzyjnych. Z czasem dostrzeżono wpływ właściwych partnerów na całe przedsiębiorstwo. Menedżerowie zakupów nie akceptują już relacji opartych wyłącznie na cenie; współpraca wymaga czynników jakościowych i ilościowych, m.in. jakości, niezawodności i elastyczności dostaw.

Ocena dostawcy logistycznego to zadanie wielokryterialne, a nie samo porównanie cenników. Niższa stawka przewozowa może przestać być korzystna, jeśli dostawy są opóźnione albo niekompletne i trzeba utrzymywać zapas lub angażować dodatkowe zasoby. Dlatego kryteria powinny obejmować zarówno koszt transportu, jak i jakość oraz terminowość realizacji (wskaznikibranzowe.pl; Cargoson).

Trzy obszary oceny to koszty, niezawodność i dane. W kosztach można ująć koszt transportu na przesyłkę i jednostkowy koszt magazynowania, w niezawodności terminowość i kompletność dostaw, a w danych historię realizacji zamówień i informacje z systemów logistycznych. Wagi kryteriów ustala się dla firmy, a wynik oblicza na podstawie tych samych miar dla porównywanych dostawców (wskaznikibranzowe.pl; Cargoson).

QCD dla logistyki: jakość, koszty i dostawy

W praktyce ocena dostawców koncentruje się wokół QCD: Quality — jakość, Cost — koszty, Delivery — dostawy. QCD daje trzy pytania kontrolne: czy partner dostarcza to, co zadeklarował; ile kosztuje współpraca w ujęciu całościowym; czy terminy i sposób realizacji są przewidywalne.

QCD uzupełniają kryteria istotne przy wyborze partnera strategicznego: jakość, niezawodność i elastyczność dostaw. W ocenie firmy logistycznej warto sprawdzić terminowość, kompletność zamówień oraz to, jak partner radzi sobie ze zmianą wolumenu. W arkuszu można wykorzystać wskaźniki takie jak OTIF, fill rate czy picking accuracy, zależnie od tego, jaki etap obsługi obejmuje usługa (wskaznikibranzowe.pl; bincode.pl).

Ocena wielokryterialna pozwala porządkować kryteria zamiast opierać wybór na samej cenie. W przeglądzie 76 artykułów 47 dotyczyło modelowania wielokryterialnego w ocenie i wyborze dostawcy. Samo zestawienie QCD nie ustala jeszcze hierarchii: trzeba określić, które kryteria logistyczne są ważniejsze dla przedsiębiorstwa (logistyka.net.pl).

W ocenie dostawcy logistycznego QCD można rozwinąć na trzy obszary: koszty, niezawodność i dane. Koszty obejmują między innymi koszt transportu i jednostkowy koszt magazynowania; niezawodność — czas, terminowość, kompletność i jakość realizacji; dane — historię zamówień, dostaw, stanów magazynowych i kosztów. Do pomiaru można wykorzystać OTIF, fill rate, lead time i mierniki wykorzystania zasobów (wskaznikibranzowe.pl; bincode.pl).

Koszty: od ceny ofertowej do kosztów w łańcuchu dostaw

Kategoria „Cost” w QCD to nie tylko cena z oferty. Ocena dostawcy logistycznego powinna łączyć koszt zakupu usługi z kosztami transportu i magazynowania oraz wpływem na wynik przedsiębiorstwa, a nie ograniczać się do jednej pozycji cennika. Przydatne miary obejmują koszt frachtu za przesyłkę, koszt transportu względem sprzedaży i jednostkowy koszt magazynowania (Cargoson; wskaznikibranzowe.pl).

Optymalizacja kosztów jest celem szerszym niż minimalizacja ceny: chodzi o obniżenie kosztu całej współpracy, z uwzględnieniem JiT i outsourcingu. Dostawca z wyższą stawką, który dostarcza terminowo i elastycznie, może być tańszy w całym łańcuchu niż najtańszy oferent, którego opóźnienia wymuszają dodatkowe zapasy i doraźne zakupy.

Kryteria kosztowe warto rozbić na porównywalne pozycje: koszt przewozu przesyłki, koszt magazynowania, koszty obsługi zamówień nietypowych oraz koszty związane z błędami i reklamacjami. Można też uwzględnić koszt transportu względem sprzedaży i wykorzystanie zasobów. Takie zestawienie pozwala porównać oferty nie tylko według stawki jednostkowej, lecz także kosztu obsługi i wykorzystania magazynu lub floty (wskaznikibranzowe.pl; Cargoson).

W obszarze kosztów konkretne kryteria to: koszt transportu na przesyłkę, koszt transportu względem sprzedaży, jednostkowy koszt magazynowania oraz wykorzystanie zasobów, takich jak powierzchnia magazynowa czy flota. Wybór miar zależy od rodzaju usługi: dostawcę transportu i operatora magazynowego ocenia się na podstawie kosztów odpowiadających ich zakresowi działalności (wskaznikibranzowe.pl; Cargoson).

W arkuszu każde z kryteriów kosztowych otrzymuje wagę. Wagi ustalamy przed oceną i dla konkretnej firmy. Dzięki temu koszt całej współpracy można porównać między dostawcami.

Niezawodność i elastyczność dostaw

Kryteria dostawowe odpowiadają na pytanie o przewidywalność partnera: czy przesyłki docierają na czas, czy zamówienia są kompletne i jak długo trwa realizacja. Można mierzyć terminowość dostaw, średni czas tranzytu oraz kompletność realizacji. Te miary pomagają odróżnić deklarację dostawcy od wyników widocznych w danych (Cargoson; wskaznikibranzowe.pl).

Elastyczność ma wymiar operacyjny, nie deklaratywny. Ocenie podlega zachowanie przy zmianie wielkości i częstotliwości zamówień, przy zamówieniach pilnych i wahaniach popytu — te sytuacje decydują o możliwości dostaw w modelu JiT. Bez potwierdzonej niezawodności i elastyczności wdrożenie JiT przenosi ryzyko na odbiorcę, który musi utrzymywać zapas bezpieczeństwa niweczący oszczędności.

Kryteria dostawowe można mierzyć na podstawie historii przesyłek. Wskaźnik terminowości dostaw to liczba przesyłek dostarczonych na czas podzielona przez całkowitą liczbę przesyłek i pomnożona przez 100%. OTIF (%) to liczba zamówień dostarczonych na czas i w pełnej kompletności podzielona przez łączną liczbę zamówień i pomnożona przez 100. Pierwsza miara dotyczy terminowości, druga łączy czas i kompletność (Cargoson; wskaznikibranzowe.pl).

W obszarze niezawodności można oceniać terminowość, kompletność i jakość realizacji oraz elastyczność dostawcy. OTIF uwzględnia dostarczenie zamówienia na czas i w całości, a fill rate mierzy kompletność; w magazynie przydatna jest także dokładność kompletacji, czyli picking accuracy. Dobór miar zależy od tego, czy dostawca odpowiada za transport, magazynowanie czy oba etapy (wskaznikibranzowe.pl; bincode.pl).

Miary dla dostawcy logistycznego w obszarze niezawodności to między innymi terminowość dostaw, OTIF, fill rate, czas tranzytu i dokładność kompletacji. OTIF pozwala ocenić, czy zamówienie dotarło na czas i w całości; dane o terminowości można uzupełnić o rzeczywisty czas przewozu. Te same definicje i zasady pomiaru należy stosować wobec wszystkich porównywanych dostawców (wskaznikibranzowe.pl; Cargoson; bincode.pl).

Dane z przeszłości jako podstawa oceny

Analiza dostawców na podstawie danych historycznych pokazuje podstawowe błędy przy pozyskiwaniu produktów i nowe możliwości zakupowe. Nie warto opierać oceny wyłącznie na wrażeniach z bieżących kontaktów handlowych — informacje o dotychczasowej współpracy ujawniają, gdzie realnie występowały problemy, a gdzie niewykorzystane okazje.

Wynik bywa zaskakujący: dostawcy, u których zakupy były sporadyczne, okazują się przodującymi w całej grupie pod względem znaczących kryteriów i oceny dotychczasowej współpracy. Dotychczasowi liderzy wypadają słabo z powodu negatywnych ocen w najważniejszych obszarach. Lista stałych partnerów nie jest domyślnym rankingiem, dopóki nie zostanie zweryfikowana danymi.

Dane historyczne trzeba gromadzić w jednym miejscu i w rozbiciu na kryteria — same faktury i notatki handlowe nie wystarczą do porównania dostawców logistycznych. W zależności od zakresu oceny można korzystać z danych o zamówieniach, dostawach i stanach magazynowych z systemów ERP, WMS i TMS, a także z systemów finansowo-księgowych i modułów controllingu (wskaznikibranzowe.pl).

W obszarze danych konkretne kategorie to historia zamówień i dostaw, terminowość, kompletność, czas realizacji, stany magazynowe i koszty. Informacje należy przypisać do tych samych kryteriów dla partnerów stałych i sporadycznych. Do ich zebrania mogą służyć systemy WMS i OMS, ERP i TMS oraz narzędzia finansowo-księgowe; pozwala to łączyć informacje o realizacji z kosztami (wskaznikibranzowe.pl).

Dane historyczne są źródłem miar dla obszaru kosztów i niezawodności. Systemy WMS i OMS dostarczają danych wykorzystywanych przy miernikach kompletności, systemy finansowo-księgowe i controlling — przy miernikach kosztowych, a WMS, TMS, ERP i narzędzia finansowo-księgowe mogą zapewniać informacje o zamówieniach, dostawach, stanach magazynowych, kosztach i czasie operacji. W arkuszu rozbija się dane na te same kryteria dla wszystkich dostawców (wskaznikibranzowe.pl).

Wielokryterialna ocena z wagami

Złożoność zagadnienia wymaga rozpatrywania oceny i wyboru dostawcy jako zadania wielokryterialnego. Rozwinięcie analizy na szczegółowe kryteria z wartościami wagowymi dla firmy daje jasny obraz kooperacji z poszczególnymi partnerami — wagi decydują np. o tym, czy opóźnienie jednej dostawy przeważy nad korzystną ceną.

Parametryczna ważona ocena dostawców polega na przypisaniu kryteriom wartości wagowych, a następnie punktów za wyniki każdego dostawcy. Wynik można obliczyć jako sumę iloczynów wagi kryterium i uzyskanych za nie punktów. Wagi ustala się przed oceną, zgodnie ze strategią firmy: większe znaczenie mogą mieć kryteria niezawodności, kosztów lub elastyczności, zależnie od potrzeb przedsiębiorstwa. Tę samą metodę stosuje się wobec wszystkich porównywanych dostawców (repolis.bg.polsl.pl).

Przyzwyczajenia i szybkie decyzje to najbardziej zgubne metody w działaniach handlowych. Sformalizowana ocena z wagami ogranicza tę skłonność: każdy dostawca — stały i okazjonalny — jest oceniany na tych samych kryteriach, a wynik można uzasadnić i powtórzyć w kolejnym okresie.

Wagi są przypisane do kryteriów dla konkretnej firmy, więc przedstawiony przykład nie oznacza jednego uniwersalnego rozkładu dla dostawców logistycznych. W opisanym formularzu oceny dostawcy skale obejmowały jakość i gwarancje jakości 0–30, terminowość dostaw 0–20, cenę 0–10, warunki płatności 0–10 oraz obsługę klienta, w tym zapewnienie transportu i doradztwo, odpowiednio 0–20 i 0–10. W przykładzie przedsiębiorstwa ROWIS SYSTEM użyto wag 0,35, 0,25, 0,20, 0,15 i 0,05; suma punktów ważonych wyniosła 14,95, a kategoria dostawcy to B. Dla rankingu logistycznego te same zasady punktacji można zastosować do kryteriów transportowych i magazynowych zdefiniowanych dla firmy (repolis.bg.polsl.pl).

Jak wdrożyć ocenę dostawców logistycznych krok po kroku

Krok 1. Określić kryteria jakościowe i ilościowe. Zacznij od QCD — jakości, kosztów i dostaw — a następnie rozpisz kryteria dla zakresu usługi. W transporcie mogą to być terminowość, czas tranzytu, kompletność i koszt frachtu za przesyłkę; w magazynowaniu — koszt jednostkowy, wykorzystanie powierzchni i dokładność kompletacji. Kryteria jakościowe trzeba opisać tak, by różni oceniający rozumieli je identycznie (wskaznikibranzowe.pl; Cargoson).

Krok 2. Przypisać wagi i określić sposób punktacji. Każdemu kryterium nadaj wartość wagową odzwierciedlającą jego znaczenie dla firmy, a wyniki dostawców punktuj według opisanej skali. Wagi są firmowe, dlatego przykład z formularza innego przedsiębiorstwa nie jest gotowym rozkładem dla każdego operatora. Ustal wagi i zasady oceny przed zebraniem wyników, a potem stosuj je jednakowo (repolis.bg.polsl.pl).

Krok 3. Zebrać dane z przeszłości. Zestaw informacje o zamówieniach, dostawach, czasie realizacji, kompletności i warunkach kosztowych dla wszystkich dostawców, także sporadycznych. W zależności od usługi korzystaj z danych WMS, TMS i ERP, a dane kosztowe sprawdzaj w systemach finansowo-księgowych lub modułach controllingu. Zapisuj wyniki w podziale na przyjęte kryteria (wskaznikibranzowe.pl).

Krok 4. Ocenić i uszeregować. Dla każdego dostawcy przyznaj punkty w każdym kryterium, pomnóż je przez przypisaną wagę i zsumuj wyniki ważone. Następnie uporządkuj dostawców według uzyskanych wyników. Zastosowanie tych samych kryteriów, wag i skali pozwala uzasadnić porównanie, zamiast opierać ranking na cenie lub długości współpracy (repolis.bg.polsl.pl).

Krok 5. Wyselekcjonować najlepszych według przyjętych kryteriów. Wynik przekładamy na decyzje zakupowe: utrzymanie, rozszerzenie lub ograniczenie współpracy, włączenie partnerów sporadycznych do stałego grona oraz zakres negocjacji z dotychczasowymi dostawcami. Ocena powinna być powtarzana cyklicznie na tych samych kryteriach, aby porównywać okresy.

W arkuszu oceny kryteria powinny odpowiadać zakresowi usług. Dla transportu można uwzględnić terminowość, OTIF, czas tranzytu i koszt frachtu za przesyłkę; dla magazynowania — fill rate, picking accuracy, koszt jednostkowy i wykorzystanie powierzchni. W obszarze danych zapisuj wyniki realizacji i koszty z odpowiednich systemów. Wagi oraz skalę punktacji ustala firma, a suma wyników ważonych porządkuje dostawców w rankingu (wskaznikibranzowe.pl; Cargoson; repolis.bg.polsl.pl).

Wdrożenie prowadzimy metodą parametrycznej ważonej oceny dostawców: stosujemy te same kryteria, wagi, skale i sposób liczenia wobec wszystkich porównywanych firm. Arkusz obejmuje koszty, niezawodność i dane, a konkretne miary dobieramy do zakresu usługi. Wynik punktowy można potem uporządkować w rankingu, zachowując informacje o składowych oceny (repolis.bg.polsl.pl; wskaznikibranzowe.pl).

Podsumowanie: równowaga między kosztem, niezawodnością i danymi

Praktyczny wniosek dla oceny dostawców logistycznych sprowadza się do trzech połączonych elementów. Koszt rozpatrujemy w kontekście całej usługi — między innymi transportu, magazynowania i obsługi przesyłek — a nie wyłącznie jako cenę z oferty. Do porównania mogą służyć koszt frachtu za przesyłkę i jednostkowy koszt magazynowania (Cargoson; wskaznikibranzowe.pl).

Niezawodność oceniamy na podstawie terminowości, kompletności, czasu realizacji i jakości obsługi. OTIF łączy terminowość z kompletnością, a fill rate i picking accuracy pomagają oceniać kompletność realizacji oraz kompletację w magazynie. Historia współpracy dostarcza danych do porównania wyników, jeśli wszyscy dostawcy są oceniani według tych samych definicji (wskaznikibranzowe.pl; bincode.pl).

Operacyjnie chodzi o jeden arkusz kryteriów z wagami i punktacją, wypełniany tymi samymi miarami dla partnerów stałych i okazjonalnych. Dane o zamówieniach, dostawach, zapasach, kosztach i czasie operacji można łączyć z systemów logistycznych i finansowych. Zsumowane wyniki ważone pozwalają uporządkować dostawców, a składowe oceny pokazują, z czego wynika ich pozycja (repolis.bg.polsl.pl; wskaznikibranzowe.pl).

Trzy obszary kryteriów domykają ocenę. Koszty obejmują koszt transportu i magazynowania; niezawodność — terminowość, kompletność, czas realizacji i jakość obsługi; dane — historię zamówień, dostaw, stanów magazynowych i kosztów. Wagi oraz skalę punktacji ustala się dla firmy, a wynik liczy jako sumę iloczynów wag i punktów za kryteria. Tak zbudowany ranking opiera się na wynikach i jasno określonych zasadach (wskaznikibranzowe.pl; repolis.bg.polsl.pl).

Metoda wdrożenia to parametryczna ważona ocena dostawców: te same kryteria, wagi, skale i sposób liczenia dla wszystkich. Arkusz obejmuje koszty, niezawodność i dane, a konkretne wskaźniki dobiera się do usługi transportowej lub magazynowej. Regularne powtarzanie oceny pozwala porównywać dostawców i ich wyniki w czasie.